Le manager décide, arbitre, assume : comment ? L’aide à la décision est l’ensemble des outils et techniques permettant d’opter pour la meilleure décision possible. Comment traiter l’information, la mettre en relief, la relier aux options stratégiques ?

L’aide à la décision regroupe des champs techniques de pointe, avec des outils statistiques et des logiciels experts. Ils permettent de gérer des masses d’informations complexes selon des algorithmes.

Néanmoins, au quotidien, tout manager a des décisions à prendre… et pas forcément un logiciel sous la main qui va lui pondérer les données en jeu. En outre, les décisions portent sur des champs tellement variables qu’il serait contre-productif de développer un logiciel à chaque fois. Dans ce contexte, deux compétences me paraissent particulièrement utiles : l’exploitation de données et la représentation.

Aide à la décision : savoir exploiter des données

Le premier outil, la base pour une exploitation de données, s’appelle Excel. Inclut dans tous les packs bureautique windows, il peut également être remplacé par une version opensource. Citons OpenOffice, Libreoffice ou encore Google Sheet.

Le point de départ est de collecter un ensemble de données, le plus souvent sous forme de liste. En gros, un tableau dont chaque colonne a un titre et chaque ligne représente une information. Par exemple :

  • La masse salariale : chaque ligne indique pour un nom d’employé : son salaire brut, le montant de charges, les heures payées, etc.
  • La facturation et l’encaissement : chaque ligne indique pour un client la date de facture, le montant, la somme payée, la somme restant à recouvrir.
  • Des données d’activité : chaque ligne indique pour une journée un volume d’activité, un nombre d’heures-utilisation d’un équipement, …

Toutes ces listes de données résultent soit d’une saisie manuelle (à chaque événement, j’enregistre les caractéristiques) soit d’une extraction d’un logiciel (ou plutôt de sa base de données).

La difficulté est de mettre du sens dans cette liste, de faire ressortir des informations pertinentes. La première idée est de faire un total par colonne (ou selon les cas, une moyenne ou un nombre d’occurrences). Mais on peut aller bien plus loin.

Regrouper les informations

La fonction =RECHERCHEV(…) est mon amie ! Elle me permet de regrouper des informations différentes issues de deux listes.

Par exemple, mes données de masse salariale : j’ai le montant du salaire par personne et par mois. Je peux en faire le total. Mais comment répartir par métier, si je veux connaître d’un côté le total des salaires des infirmiers et de l’autre celui des agents de restauration ? Si j’ai 10 personnes, je peux ajouter à côté de leur nom leur métier. Mais si j’en ai 500 à traiter tous les mois ?

Si j’ai une autre liste avec pour chaque salarié la mention de son emploi, je peux faire une recherche automatique. Ainsi, dans ma première liste, à côté du nom et du salaire, Excel ajoutera le métier selon l’information qu’il trouvera dans ma deuxième liste.

Cela me permet d’enrichir les données que j’ai recueillies, ou de rapprocher des informations issues de bases de données différentes. Seule contrainte : avoir un champ en commun entre les deux, à partir duquel il sera possible de faire un rapprochement.

Croiser les informations

Je ne peux plus travailler sans mes TABLEAUX CROISES DYNAMIQUES ! Fonction disponible dans excel, cela permet de faire d’un seul coup un tableau à deux entrées à partir d’une liste.

Un petit exemple : mettons une compagnie de théâtre. J’ai créé 8 salariés complètement fictifs, avec des informations individuelles de rémunération :

Exemple fictif

Il me faut exactement 6 clics pour demander à Excel de me faire un tableau de salaire brut et charges patronales par métier :

Aide à la décision : le tableau croisé dynamique

Evidemment, pour 8 personnes, je pourrais le faire à la main. Mais Excel le fera tout aussi facilement en 6 clics si je lui fournis une base de plusieurs milliers de lignes.

Et je peux tout aussi vite lui demander une autre information. Par exemple, comparer le salaire brut moyen homme / femme et CDI / CDD demande 10 clics :

Tableau croisé dynamique

Je vois au passage que dans mon exemple fictif, les hommes en CDD sont la catégorie avec le salaire moyen le plus élevé. Pourtant, la personne avec le salaire le plus élevé (le metteur en scène) est une femme en CDI.

Pouvoir ainsi croiser très rapidement des informations permet souvent d’objectiver des perceptions. Mon impression de respect de l’égalité hommes – femmes est-elle confirmée par les faits, par la statistique ? Pourquoi ? Nous entrons là dans une réflexion qui nourrit ensuite la prise de décision

La représentation visuelle

La représentation est nécessaire d’une part pour clarifier la pensée, d’autre part pour partager une idée avec un ou des tiers. Dans les deux cas, elle vient nourrir le processus de décision.

Les tableaux de bord

Les tableaux de bord sont une compilation sur un même support de plusieurs informations, sous forme d’indicateurs, afin de suivre leur évolution.

La conception du tableau de bord est une étape cruciale, afin de disposer d’informations pertinentes, lisibles, et qui contribuent à la prise de décision. Pour aujourd’hui, j’exclue les systèmes compliqués nécessitant des outils informatiques dédiés. En effet, là encore, pour des projets légers, on peut déjà faire beaucoup avec Excel.

Un exemple : le théâtre imaginaire

Reprenons l’exemple du théâtre imaginaire ci-dessus. Imaginons que les places soient vendues à plusieurs niveaux de prix, selon d’une part le confort (par exemple : loge) et d’autre part la situation personnelle de l’acheteur (tarifs réduits). A partir d’une liste date / tarif / nombre de place vendues, il est déjà possible de faire un graphique comme celui-ci :

Tableau de bord = aide à la décision

Dans cet exemple fictif, on voit que la fréquentation est un peu faible sur les trois derniers mois, mais rien d’alarmant. La salle doit être un peu moins remplie, ou il y a eu quelques représentations de moins. En revanche, il y a une évolution sensible du public, avec une part en forte hausse des entrées à tarif réduit (en gris) et de ce fait une baisse du prix moyen (la courbe rouge). Il devient urgent de prendre une décision d’adaptation. Le tableau ne dit pas laquelle, mais il invite aux questions.

Y a-t-il eu un changement du programme, qui attire un public différent ? Auquel cas, faut-il maintenir le nouveau programme et maîtriser les charges car les rentrées diminuent, ou revoir ce programme ? Faut-il modifier le plan de communication et essayer de faire revenir plus d’acheteurs de places en loges et/ou en fauteuils ? Supprimer les bancs ?

Du contrôle de gestion

Les tableaux de bord rendent lisibles pour tous des informations de gestion. Mais le contrôle de gestion va plus loin, en interrogeant l’activité elle-même, sa nature, ses process, afin d’intervenir en réelle aide à la décision pour le manager.

Les tableurs tels qu’Excel sont également un excellent support de simulations. Il permettent de construire des modèles chiffrés, puis de voir l’effet sur le résultat d’une modification de paramètre. Ainsi, ils contribuent à l’analyse des impacts possibles de la décision.


Une représentation qui aide à la décision

Sortons un instant des chiffres et de l’utilisation d’excel pour évoquer d’autres modalités de représentation visuelle. Le principe est de regrouper sur un espace limité (en général une page) des informations articulées entre elles. Il existe de multiples modalités :

  • Les logigrammes, notamment pour représenter un processus
  • Les cartes mentales, cartes heuristiques ou mind maps
  • Les schémas systémiques

Quels outils pour représenter ?

Pour chaque type de représentation, il existe des outils informatiques qui permettent des résultats de toute beauté. Néanmoins, le coeur de la réussite de la représentation est une compréhension de l’idée à transmettre, du sens, et de sa mise en valeur.

Représentation visuelle : la liberté de créer.
Photo by Kobu Agency on Unsplash

Mes outils préférés pour travailler une représentation visuelle sont le grand tableau blanc mural avec des feutres effaçables. Cela permet aussi de prendre du recul, de travailler à plusieurs, d’effacer. On peut effacer et recommencer des parties autant de fois que nécessaire. Et on peut photographier le résultat pour le garder.

Un autre outil très simple est un lot de feuilles A3 (pour avoir de la place) et un pot de feutres de couleur. Car la couleur est importante pour la visualisation : du rouge pour l’urgent / le risque, du bleu ou du noir pour les informations de base, du vert ou du jaune pour faire ressortir un thème…

L’important est de se sentir libre de positionner les idées, les repères, de griffonner les symboles qui vont appuyer le sens. Ca me semble plus facile à partir d’une feuille blanche. Un logiciel donne un résultat plus « professionnel », mais sauf à en avoir une maîtrise instinctive, l’esprit est trop occupé à chercher la fonction « qui dessine une étoile » plutôt qu’à se demander s’il faut une étoile à cinq branche ou hérissée façon virus.

Et je peux ensuite reporter mon schéma sur informatique. Un des outils les plus basiques est l’utilisation des fonctions de dessin d’un éditeur de texte tel que Word. L’intérêt est sa souplesse : je peux m’en servir pour un logigramme aujourd’hui et une carte heuristique demain.

La représentation : mettre en évidence une pensée à partager

Voici par exemple une représentation sur une page d’options stratégiques. Je l’ai dessinée il y a deux ans pour représenter les possibles pour un établissement de santé, en psychiatrie. Ce schéma fait suite à un travail de diagnostic, mené selon le très classique FFOM (forces – faiblesses – opportunités – menaces ou SWOT pour les anglophones).

L’objectif était de représenter le panorama dans lequel s’inscrivaient les actions stratégiques à trois ans de l’établissement. La démarche d’aide à la décision passait par une compréhension par les membres du conseil d’administration de l’articulation des enjeux :

Schéma stratégique : aide à la décision

Pour illustrer la diversité des possibles, voici quelques autres représentations graphiques que j’ai créées et utilisées dans ce blog :

Désordre organisateur
Spirale dynamique
Carte de la complexité

Un bon croquis vaut mieux qu’un long discours

Napoléon Bonaparte